Povinnosti zo zákona

KAŽDÁ PRÁVNICKÁ A FYZICKÁ OSOBA (ďalej pôvodca registratúry), z činnosti ktorej vzniká registratúra, je podľa § 16 zákona o archívoch a registratúrach povinná zabezpečovať správu registratúry, t. j. evidovanie, tvorbu, ukladanie, uchovávanie, ochranu záznamov, ako aj ich vyraďovanie len so súhlasom Ministerstva vnútra prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou.

Pôvodca registratúry má povinnosť evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti a došlé záznamy.

V zmysle § 16 ods. 2 písm. b) zákona č. 503/2007 Z. z., ktorý je úplným znením zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, má pôvodca registratúry povinnosť vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie štátnemu archívu. To však neplatí pre pôvodcu registratúry, z činnosti ktorého nevznikajú záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, ani pre pôvodcu registratúry, ktorého výsledky činnosti sú predmetom autorského práva.

V zmysle § 16 ods. 3 zákona č. 503/2007 Z. z. má povinnosť vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán pôvodca registratúry, ktorý je orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon.

V zmysle § 16 ods. 4 zákona č. 41/2011 Z. z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, má pôvodca registratúry, ktorý je orgánom verejnej správy, povinnosť zabezpečovať správu registratúry prostredníctvom elektronického informačného systému na správu registratúry, ak to ustanoví osobitný zákon.

Ministerstvo vnútra vypracovalo orientačnú pomôcku k určeniu povinnosti pôvodcov registratúry vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán.